Får I gjort arbejdet færdigt?

Hvis din organisation ligner mange andre, så flyder arkiver med de sørgelige rester af projekter, der startede op med gejst og siden gik i stykker under vægten af andre prioriteter, uforudset kompleksitet og daglig drift.

Undgå, at dit projekt bliver slidt op i det organisatoriske hamsterhjul ved at starte det ordentligt op eller ved at gen-antænde gnisten i projektteamet med LEGO® SERIOUS PLAY®. Resultatet er, at både motivation, budget og projektplan holder fra start til slut.

Processer skal løbende justeres. Men hvor? Hvis I har oplevet, at en optimering i én proces har givet problemer i en anden, så ved I, hvor vigtigt det er med et fuldt overblik – og hvor svært det kan være at få overblik over alle konsekvenser i en kompleks forretning.

Med en metode i 3D får I overblik og gennemført forandringer uden bivirkninger. Metoden skaber:

  • Fælles opfattelse af, hvad der foregår, fordi vi bygger virkeligheden og fremtiden sammen
  • Meget konkret og hands-on forståelse af, hvordan den enkelte passer ind i projektet eller processen
  • Større fleksibilitet og accept af at opgive silotænkningens kæpheste, fordi deltagerne forstår alle dele og hvordan de selv og de andre hænger sammen i projektet eller processen.

Vi beskæftiger os med både små og store projekter – her er der 3 typiske projektscenarier:

1. DET NYE PROJEKT: Vi skal godt fra start

Nyt team, ny situation, meget opmærksomhed og krav om at lykkes.

Et fundament for succes er at være enige om, hvor vi starter, hvor vi skal hen og hvordan vejen ser ud. Grundig forberedelse er lig med sikker og hurtig eksekvering.

Sådan skaber vi enighed og rettidig omhu:

1.Byg hvad projektet går ud på – set internt fra, eksternt og når det bliver en succes – og skab et samlet billede af projektet, så projektgruppen har ens syn på projektet.

2.Supplér derefter med alle de faktorer, som kan spille ind på projektet: Risici, muligheder, hændelser – og hvordan I vil reagere på dem, I kan forudse.

3.Omdan scenarierne til en projektplan for at tage højde for risici, udnytte mulighederne og kondensere til teamprincipper, som I vil arbejde efter i projektet.

I kan med fordel forinden have lavet en team-workshop og bagefter supplere med det næste scenarie: Overblik over processerne.

2. DET KOMPLEKSE PROJEKT: Vi skal have overblik - NU!

Flaskehalse bliver overset, nødvendig koordinering fejler og tunnelsyn sejrer.

Ofte dør projekter i kompleksitet, når mange og omfattende processer i hver deres spor spiller ind på projektets succes og de gængse projekt- og procesmetoder ikke slår til.

Sådan skaber vi overblik:

1.Byg vision, succeskriterier og kerneopgaver i projektet.

2.Supplér med at visualisere projektets faser og det fysiske layout af projektet, dvs. eksisterende eller fremtidige proces-skridt og lokationer.

3.Inddrag hvordan projekt-organisationen ser ud i de enkelte faser og de faktorer, der kan påvirke projektet.

4.Analysér overdragelser, flaskehalse, manglende koblinger og modstridende handlinger.

5.Planen vil udbedre mangler, slette spild og udnytte styrker, som I har identificeret undervejs.

Eksempel på strategi workshop 2020 - Fælles identitet

 

3. DET NØDLIDENDE PROJEKT: Vi er landet i kviksand - HJÆLP!

Det er tid til handling, hvis projektet skal komme i hus.

Nogle gange går projekter i stå og kommer ikke videre. Årsagerne kan være mange:

Mistet fokus, omprioriterede ressourcer, manglende fælles overblik, uventede barrierer eller demotivation. 

Sådan skaber vi fremdrift:

1.Identificér problemet ved at gå ind til kernen af projektet, organisering og resultater.

2.Analysér, hvad der ikke fungerer, om det har fungeret og hvad der har ændret sig.

3.Gå i dybden med de faktorer, der forhindrer projektets fremdrift og find de løsninger, der skal indgå i projektplanen. Her kan greb fra strategi-, team- og de forrige projekt-udviklingsmetoder komme i spil.

De 4 hjørnesten i gode projekter

Vores erfaring er, at der er 4 ting, der afgør, om et projekt lykkes:

1

2

3

4

At alle får defineret projektet og fælles forstår detaljerne i det.

At projektteamet fungerer og kender hinandens bidrag og styrker fra starten.

At projektteamet løbende tester scenarier og får læring og indsigt ud af det.

At projektteamet fra starten får lagt planer og aftaler for fremtiden og løbende justerer dem.

Hvis vi skal anbefale bare én genvej til gode projekter eller en optimal proces, så er det altså konstant kalibrering. Data er berigende, rapporter giver indsigt og algoritmer kan også noget, men de slår ikke en god, gammeldags samtale om, hvad der foregår hos dig og hvad der foregår hos mig.

projekter – team

Det viste sig hurtigt at Inthrface kunne bidrage med meget mere end blot udformning og indhold af vores organisationsplan, idet de gennem kreative workshops og møder med projektets ledelse og direktion, fik påpeget flere relevante forhold der kunne optimeres og forbedres. Samtidig bidrog Inthrface også til, at der blev sat fokus på overordnede værdier og målsætninger i projektet, som en væsentlig del af grundlaget for projektorganisationens sammensætning og kompetencer. Alt i alt fik vi i realiteten et meget bedre produkt ud af samarbejdet end vi havde forventet, og har i det hele taget været yderst tilfredse med Inthrface´s arbejde hele vejen igennem processen.

Morten Langberg

Teknisk Direktør, Light House Projektet

Overblik over de enkelte proces-skridt

Over tid bliver processer ofte komplekse og uigennemskuelige. De påvirker hinanden og ændringer kan give fejl og mangler, der rammer jeres kunde, og koster tillid og omsætning. Vores metode giver fuldt overblik over nuværende og nye processer, så I kan lave forandringer uden tab og nye processer, der virker fra dag 1.

4. DET MANGLENDE OVERBLIK: Hvad sker der, hvis vi piller her?

Fysisk proces-mapping giver et bedre overblik end post-it’s over både eksisterende og fremtidige processer.

Sådan skaber vi overblik:

1.Sammensæt en gruppe af deltagere, der arbejder i processen til dagligt.

2.Byg de enkelte dele af processen og sæt dem sammen kollektivt. Markér, hvor der er spildte ressourcer eller åbenbare mangler.

3.Supplér med de faktorer, der påvirker eller påvirkes af processen. Enten interessenter, andre processer eller hændelser, som skal tages højde for.

Når vi gennemgår data og processer og projektskridt sammen, så bliver det åbenbart, hvad der bliver tabt og hvad der mangler for at lykkes. Og så kan vi lukke hullerne og bygge broerne fra starten. Det er god forretning og det er god motivation til både projekt- og procesarbejdet.

Vi kan også hjælpe med at få dit projekt godt i gang, få luget ud i en proces eller kick-starte et nedtrykt projektteam.